Die ERA-Aufgabenbeschreibung
Die Erstellung einer Aufgabenbeschreibung ist im Entgeltrahmenabkommen nicht zwingend vorgeschrieben. Tatsächlich kennen wir Unternehmen, die auf die Aufgabenbeschreibung im ERA-Profil vollständig verzichten. Dies führt oft zu einer ‚Pi-mal-Daumen‘-Bewertung der Position. Die Einstufung in die ERA-Entgeltgruppe ist dann nicht eindeutig nachvollziehbar, weder für die Führungskräfte noch für die Mitarbeiter.
Um das zu vermeiden, haben die Tarifpartner im ERA einige Tipps und Hinweise formuliert, wie die Aufgabenbeschreibung ausgestaltet sein sollte. Klare Zielsetzung ist es, als Basis und Orientierungspunkt für die Bewertung anhand der vier ERA-Merkmale zu dienen. Die Ermittlung der richtigen Entgeltgruppe fällt so wesentlich leichter.
Unser Tipp aus der Praxis!
Aus unserer Erfahrung heraus raten wir immer dazu, eine Aufgabenbeschreibung zu erstellen, auch wenn es im ersten Schritt Aufwände bedeutet. Im Nachhinein sparen Sie die Zeit wieder ein, wenn Sie die Position bewerten oder die Bewertung der Position ändern wollen. Auch im Gespräch mit dem Mitarbeiter ist die Aufgabenbeschreibung eine hilfreiche Unterstützung, sowohl für die Führungskraft als auch für den/ die Beschäftige/n. Zum Beispiel wenn es um eine mögliche Gehaltserhöhung geht oder die Erweiterung der Aufgabenbereiche. Mit Hilfe der Aufgabenbeschreibung können Sie leichter einschätzen, ob eine höhere ERA-Entgeltgruppe angemessen ist oder nicht. Oder für den Fall, dass sich der/ die Beschäftigte falsch eingruppiert fühlt, den Betriebsrat einschaltet und – im schlimmsten Fall – und vor Gericht zieht.
5 wichtige Tipps & Hinweise zur ERA Aufgabenbeschreibung
#1. Die Aufgabenbeschreibung muss eindeutig sein.
Die Herausforderung im ersten Schritt besteht darin, die Aufgaben so zu beschreiben, dass klar erkennbar ist, um welche Aufgabe es sich handelt. Zu allgemeine Aussagen sollten Sie in der Aufgabenbeschreibung nicht verwenden, wie ‚Unterstützende Arbeiten für die Abteilungsleitung‘. Die Aufgaben müssen außerdem so beschrieben sein, dass sie nicht mit Tätigkeiten aus anderen Bereichen verwechselt werden können. Das kann dazu führen, dass Sie Aufgaben beschreiben, die für die Position selbstverständlich erscheinen. Sie sind aber essentiell, um Tätigkeiten von anderen Positionen unterscheiden zu können.
Unser Tipp aus der Praxis!
Nehmen Sie auch Tätigkeiten in die Aufgabenbeschreibung auf, die selten und/ oder unregelmäßig ausgeführt werden. Entscheidend ist, ob für die Tätigkeit eine bestimmte Qualifikation nötig ist. Es geht also um die ganzheitliche Beschreibung der Aufgabe.
Umgekehrt sollten Sie in die Aufgabenbeschreibung keine Einzelheiten aufnehmen, die für die Anforderungen unerheblich sind. Die Kunst besteht also darin, so genau wie möglich die Tätigkeiten einer Position zu benennen, ohne zu sehr ins Klein-Klein zu verfallen.
#2. Die Aufgabenbeschreibung muss zutreffend sein.
Bei der Formulierung der ERA-Aufgabenbeschreibung achten Sie darauf, dass sie keine technischen Fehler enthält. Weiterhin sollte es keine Hinweise darauf geben, dass wichtige Aspekte weggelassen wurden (Auslassungen), unnötiges hinzugefügt wurde (Zusätze). Auch beim sprachlichen Ausdruck ist auf eine gewisse sachliche Formulierung zu achten, also Über- oder Untertreibungen zu vermeiden. Dies könnte einen falschen Eindruck vom Umfang oder Relevanz der Aufgabe erwecken, der nicht den betrieblichen Tatsachen entspricht, und dazu führen, dass die Aufgabe falsch bewertet wird.
Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass es nicht zu Kollisionen mit Begriffen kommt, die im Punktbewertungsverfahren ausdrücklich bestimmt sind und deren Verwendung in der Aufgabenbeschreibung zu Fehlbewertungen führen kann.
#3. Die Beschreibung muss einheitlich abgefasst sein.
Dieser Hinweis betrifft vor allem die Mitarbeiter, die mit der Erstellung von Arbeitsaufgaben betraut sind. Dies wird in der Regel die HR-Abteilung sein, in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Führungskräften und dem Betriebsrat. Hier ist darauf zu achten, dass gewisse Formulierungen einheitlich für die gesamte Organisation gebraucht werden, um Irritationen beim Vergleich von Positionen zu vermeiden. Eine einheitliche Systematik bei der Erarbeitung von Arbeitsbeschreibungen sollte gewährleistet sein.
Unser Tipp aus der ERA-Praxis!
Eine einheitliche Verwendung von Begriffen zu gewährleisten, kann eine echte Herausforderung darstellen. Ein allgemeiner Zugriff auf alle verwendeten ERA-Profile im Unternehmen kann hier größtmögliche Transparenz schaffen, die sehr hilfreich ist und einem Wildwuchs an ERA-Profilen und Terminologien entgegenwirkt. In unseren Projekten verwenden wir daher immer eine zentrale ERA-Datenbank, in der die gesamten ERA-Profile des Unternehmens einsehbar sind. Falls notwendig, können Zugriffsrechte auch beschränkt werden. Aus unserer Erfahrung erleichtert dies wesentlich die Kommunikation und die Abwicklung von ERA-Profilen zwischen den Fachabteilungen und dem HR-Bereich.
#4. Die Aufgabenbeschreibung muss so ausführlich und umfassend sein, wie nötig.
Dieser Hinweis bezieht sich vor allem auf die Aufnahme aller bewertungsrelevanten Aufgaben.
Um zu erkennen, ob eine Aufgabe bewertungsrelevant ist, können Ihnen im ersten Schritt folgende Fragen helfen:
- Hat die Aufgabe einen Bezug zu einem der vier ERA-Merkmale?
- Dann muss sie in die Aufgabenbeschreibung aufgenommen werden.
- Ist die Tätigkeit Teil einer ‚übergeordneten’ Aufgabe?
- Dann wird sie i.d.R. nicht aufgenommen.
ERA-Beispiel aus der Praxis!
Eine Konstrukteurin entwirft Skizzen per Hand, der eigentliche Entwurf eines Bauteils findet aber im CAD-System statt. Die Handskizze als Schritt zum Entwurf wird dabei dem Entwurf im CAD-System untergeordnet und nicht in die Aufgabenbeschreibung aufgenommen.
Für einen Assistenten gehört es zu den Aufgaben, Besucher zu empfangen. Daher ist es selbstverständlich, dass er auch Kaffee zubereitet und Getränke besorgt.
#5. Die Beschreibung muss verständlich und sprachlich einwandfrei sein.
Mit diesem Hinweis beziehen sich die Tarifparteien auf eine sachliche Beschreibung und Formulierung. Allzu blumige Ausschmückungen sind hier ebenso fehl am Platze wie eine reine Stichwort-Sammlung. Zu kompliziert müssen Sie an dieser Stelle aber nicht denken. Wesentlich ist eine verständliche Beschreibung der Tätigkeiten ohne starke Bewertungen, damit eine neutrale und objektive Einstufung der Aufgaben sichergestellt ist.
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